Réunions : une journée pour arrêter la réunionite

Pas une formation à l'ordre du jour et au compte rendu. Une journée pour supprimer les réunions qui ne servent à rien, et faire décider celles qui restent.

Permettre à un manager de reprendre la main sur ses réunions : trier celles qui existent par ce qu'elles produisent, supprimer celles qui ne produisent rien, concevoir celles qui restent à partir du livrable, et les animer de façon à ce que le groupe décide au lieu d'écouter.

Pour qui

Managers et chefs d'équipe, tous secteurs
Chefs de projet et responsables transverses
Fonctions support qui animent des groupes de travail (qualité, RH, amélioration continue, gestion des risques)
Dirigeants de PME et membres de comité de direction
Assistants de direction et office managers qui organisent les réunions de la direction

Prérequis

Animer ou organiser au moins une réunion récurrente
Apporter son agenda réel des quinze derniers jours (les réunions, pas le contenu confidentiel)
Accepter de supprimer ou de transformer une réunion existante avant la fin de la journée
Aucune connaissance préalable en facilitation

Les quatre sorties d'une réunion
Vécu en tant que participant : une réunion sans livrable de 10 minutes, puis la même avec livrable
Pourquoi la réunion d'information est la première à supprimer, et par quoi la remplacer
Ce qu'il faut être ensemble pour faire, et ce qu'on fait mieux seul

Chaque participant passe ses quinze derniers jours au crible : sortie attendue, sortie obtenue, temps consommé
Trois piles : à supprimer, à transformer en écrit, à garder et redessiner
En binôme : défendre une suppression devant quelqu'un qui ne connaît pas votre contexte
Choix des deux réunions que vous allez redessiner dans la journée

Écrire le livrable en une phrase vérifiable : « à la sortie, nous aurons… »
Choisir les participants à partir du livrable, pas de l'organigramme : qui décide, qui sait, qui fera
Le déroulé minute par minute : ouverture, production, convergence, décision, clôture
Qui tient le crayon : le paperboard change la réunion selon qui écrit dessus
Atelier : le déroulé de votre première réunion à redessiner

Le livrable, puis les gens, puis le déroulé
Sept formats courts qui font penser un groupe

Écriture silencieuse avant la parole : pourquoi on commence par là, et quels biais elle limite (conformité, ancrage)
1-2-4-tous, tour de table chronométré, vote par points, matrice effort-impact, les deux colonnes, la question qui fâche, le dernier mot
Chaque format vécu en 7 minutes, puis débriefé : quand il sert, quand il nuit
Choisir deux formats pour chacune de vos deux réunions

Ouvrir en deux minutes : le livrable, le temps, la règle du jeu
Distribuer la parole : le bavard, le silencieux, le chef dans la salle
Faire trancher : la décision par consentement, la décision du chef annoncée comme telle, le vote. Et dire laquelle on utilise avant de commencer
Clôturer sur qui fait quoi pour quand, dit à voix haute, écrit devant tout le monde
Mise en situation : chacun anime 8 minutes d'une séquence avec les autres en participants

Les cinq gestes de l'animateur
Faire décider ou faire adhérer, et la réunion à distance

La ligne : préparer la réunion pour que le groupe pense, ou pour qu'il arrive où vous voulez
Ce que ça coûte quand le groupe s'en rend compte, et il s'en rend compte
Les signaux que vous êtes en train de franchir la ligne
La réunion à distance est un mode dégradé : caméra, écrit partagé, 30 minutes maximum, un seul livrable
Débat : vos cas où faire adhérer vous a semblé nécessaire

Finaliser le déroulé minute par minute de vos deux réunions avec les formats choisis
Rédiger la nouvelle invitation : livrable, participants, durée réduite
Préparer l'annonce de la suppression : à qui, en combien de phrases, avec quoi à la place
Relecture croisée en binôme : un pair cherche la faille

Deux réunions redessinées, une supprimée

Date de la première réunion redessinée, date de l'annonce de suppression
Le signal qui dira que ça a marché, ou pas
Engagement pris devant le groupe
Clôture de la journée : ce que chacun retient en une phrase

Yoan Lureault - Fondateur d'Insuffle · Facilitateur stratégique et formateur - 15 ans sur le terrain de la transformation, pas dans les livres. A facilité de nombreuses sessions chez SNCF, ProBTP, ENEDIS, BPCE, Caisse d'Épargne, La Poste, Legrand, FDJ, AFNIC, Région Normandie, Ministère des Armées, Laboratoires Anios, Groupe Initial, Photosol, Euroserum, Tabesto. A redessiné les réunions de direction et les groupes de travail de nombreuses équipes, du point hebdo au comité de direction. Créateur de la méthode Futur Désiré® et de la Boussole 4C.

Questionnaire individuel envoyé en amont : vos réunions récurrentes, leur durée, ce qu'elles produisent
Audit de l'agenda réel en début de journée
Mise en situation d'animation observée par un pair, avec grille des cinq gestes
Restitution finale des deux réunions redessinées et de la suppression annoncée
Quiz de validation des acquis en clôture
Questionnaire de satisfaction à chaud
Possibilité d'un point de suivi à 30 jours en intra

Paperboards, post-its, gommettes de vote, chronomètre visible
Carnet personnalisé Insuffle Académie
Trames imprimables (sorties, déroulé, cinq gestes, annonce de suppression)
Fiche des sept formats courts
Accès à la communauté Insuffle
Espace en ligne de ressources post-formation

À l'issue de la journée, le participant sait nommer la sortie attendue de chacune de ses réunions, a supprimé ou transformé celles qui n'en ont pas, sait concevoir un déroulé à partir du livrable avec des formats adaptés, sait animer les cinq gestes de base et clôturer sur des engagements, et repart avec deux réunions réelles redessinées et un plan sur 30 jours.

Entre 6 et 10 apprenants

Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Contactez-nous en amont pour étudier les adaptations possibles. Référent handicap : Yoan Lureault.

Résultats de la recherche

Réunions : une journée pour arrêter la réunionite

Objectifs de la formation

Profil des bénéficiaires

Contenu de la formation

Équipe pédagogique

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

Ressources techniques et pédagogiques

Qualité et satisfaction

Capacité d'accueil

Accessibilité